领导经常在各种公开场合发表讲话,一篇高质量的讲话稿是提高领导讲话质量的重要保障。为领导准备讲话稿是秘书一项重要的工作，秘书如何写出有一定水平又方便领导讲话的讲话稿呢？具体可参照以下步骤：
一、征询意见
确定领导参加公务活动后，秘书要事先征询领导的意见，确定领导是否要讲话，如果讲话，要不要秘书准备讲话稿。
二、明确主题与要求
秘书得到要准备领导讲话稿的要求之后，应先行确定讲话的主题和主要内容；同时，秘书还应明确领导的具体要求。
三、拟构大纲
明确讲话主题、主要内容和领导要求之后，秘书应先写出大纲，再行文。如果是重要的讲话稿，拟好的大纲应交给领导审核，确定“这些内容可不可以？还有什么需要补充？”在沟通大纲的过程中继续领会领导意图，对大纲进行修改与补充。拟写大纲时，应条理清晰，列出一级标题和二级标题，标题应能概括本部分主要内容。
四、撰写内容
大纲得到领导认可之后，就可以撰写讲话稿了。写出的领导讲话稿要内容真实、表述准确、逻辑严密、语法规范，尤其是涉及的重要事实与数据一定要认真核实，确保符合实际情况。给领导写讲话稿要“忘我”，把自己当成领导，站在领导的立场看问题，从领导的视角考虑问题，要有深度，有张弛，有情感，有创新。同时，应符合平时领导讲话风格和语气，给听众一种这篇发言稿就是领导自己写的感觉。讲话稿写好之后，秘书应自己先朗读一遍，把错别字、语句不通顺的地方一一改正。
为了写好领导的各种讲话稿，秘书平时一定要熟悉公司业务，平时注重对素材的学习与积累，学习领导已有的讲话稿，领会领导的风格和用语习惯。
五、审核确认
讲话稿撰写完毕后，应及时提交领导过目，看是否有需要修改、添加或删除的地方，如有需要修改的地方，应按照领导意图进行再次修改，直到领导满意为止。
六、打印成稿
经领导审核认可的讲话稿，就可以排版打印了。一般而言，讲话稿用A4纸打印；标题用二号宋体（标题）；正文用三号仿宋字体；一级标题用三号黑体；二级标题用三号楷体；三级标题用三号仿宋加粗；行间距用单倍行距。
秘书在为领导打印好讲话稿定稿时应留有备份，以方便存档。如有必要，可打印多份，在会议或讲话正式开始前分发给与会成员。
七、适当处理
打印好的讲话稿应提前送呈领导。为了保证领导讲话流畅，秘书应对交给领导的讲话稿做适当处理：
1.生僻字或多音字可在字旁用常用的同音字标出并置于圆括号内，或者直接用同音字代替，但要跟领导事先说明；
2.容易造成破读的专有名词，应在词下加下划线或加粗、加大字号等突出显示；
3.大额的数字，应避免写长串的阿拉伯数字，比如3850000，应写成三百八十五万，或385万。
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