秘书作为秘书而写作（如为领导者起草讲话稿、为机关起草文件等）和作为一般作者而写作（如写诗歌、小说、散文、论文、调查报告、消息、通讯等）是完全不同的。当秘书作为秘书角色而写作时，他实际上是处在法定机关和组织或其领导的“代言人”地位。以领导讲话稿为例，秘书可以按以下步骤构思：
1.收集素材，吃透情况。一篇好的领导讲话稿，关键在于内容准确切实、观点精辟新颖。而要做到这一点，首先就得最大限度地占有素材，真正吃透方方面面的情况。每一个人的时间和精力都是有限的，秘书对素材的搜集应当有目的、有计划、有重点，从而避免素材搜集的随意性和盲目性，做到事半功倍。秘书应当建立文件柜里的书面资料库和电子资料库，并根据本部门、本单位的工作内容和所撰写领导讲话稿的主要方面，对应当搜集的素材分门别类，列出一个明细目录，将搜集到的素材放入这两个资料库，定期进行整理、清理、归纳。既要对本部门、本单位有用的素材进行全面搜集，又要突出搜集的重点。
2.研究材料，提炼观点。领导讲话稿的形成过程是一个甄别信息、提炼观点的过程。如果领导讲话稿观点陈旧，内容雷同，会议召开的意义就大打折扣。因此，判断一篇领导讲话文稿质量高低的一个重要标准应当是所传递的信息是否新颖准确，所阐述的观点是否精辟独到，是否切中要害，是否具有说服力。领导讲话稿是领导意图的体现，但是，什么是领导意图，怎样贯彻领导意图却是一个值得思考的问题。如果秘书只是消极地、被动地、挖空心思地去揣摩领导意图，就很难说真正把握了领导意图，也很难说起到了参谋助手作用。相反，如果根据领导者平时的观点以及与领导者面对面交流所知悉的情况，站在领导者的角度、站在国内外大环境的角度、站在本地工作实际的角度，主动地、能动地观察事物，思考问题，由此所提炼形成的观点才真正切合领导意图，切合工作实际。
3.组织恰当，表达合理。对一篇领导讲话稿而言，要更好地表达内容，应当在讲话稿的组织结构和语言运用两方面多下功夫。从根本上来说，结构是服从和服务于内容的。一篇讲话稿的结构应当根据内容来安排，以最好、最清晰、最明了、最有说服力地表达内容为目的。应注重围绕所要表达的中心内容，构建从一般到特殊的宏观结构，这是整个讲话稿的主体骨架；另一重是以内在逻辑联系为基础建立起来的微观结构，也就是讲话稿的段落、顺序安排、观点、主次等等。领导讲话稿在语言的运用上是与其特定的语言环境和特定的功能分不开的，既要考虑到领导讲话稿具有政治性、权威性、思想性、针对性和鼓动性等特点，又必须照顾特定的场合和领导者个人风格等诸多因素。
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