紧急文稿，是指根据要求需要在极短时间内迅速完成撰写的文稿。此类文稿写作具有突发性、临时性，事先不得而知，容易让人措手不及。在高校办公室工作中，文秘人员经常会接到紧急文稿撰写任务，如何优质高效完成撰写？笔者认为需要做到“四要四不要”。
一、要沉着冷静，不要惊慌失措
文秘人员在接受紧急文稿撰写任务时，因为时间紧、任务重，容易出现精神紧张，产生较大思想压力。这个时候尤其需要保持头脑冷静、沉着应对，千万不要惊慌失措、乱了章法。因为在过分焦虑的心态下，是很难发挥出正常写作水平的，更加不利于任务完成。要尽快调整状态，摒弃各种杂念，把精力迅速集中到领悟文稿任务的主旨上，第一时间了解清楚文稿的属性、有关要求和领导意图等。
紧急文稿写作前，了解领导的想法尤为重要，这决定着我们能否一次成稿，也有助于避免推倒重来，减少反复修改。文秘人员应争取和领导多沟通、多交流，深入领会领导意图，做到心中有数，切忌一知半解、不懂装懂。如确有不明白的地方，要大胆提问、边问边记，或者直接录音，把领导意图完整地记录下来，防止遗漏。
二、要有备无患，不要临渴掘井
俗话说，“功在平时，抓在日常”。文秘人员如果体验过“书到用时方恨少”的窘迫，就应该明白日常积累对紧急文稿写作的重要性。只有平时做好充分的准备，注意积累知识和素材，积蓄经验和力量，遇到紧急任务时才能快速调动积累和储备，及时派上用场。这就是“养兵千日，用兵一时”的道理，也是紧急文稿写作的关窍所在。
首先，要积累素材，建立资料库。高校办公室紧急文稿写作素材的积累主要包括：习近平新时代中国特色社会主义思想、习近平总书记关于教育的重要论述和重要指示批示精神；党的教育方针政策、教育部以及上级党委政府的决策部署；相关法律法规、文件和领导讲话等。此外，还要积累学校在教育教学、科学研究、学科建设、人才引进、社会服务、国际交流等方面工作的整体情况、主要做法、特色亮点、存在问题、重要数据、典型事例等，做到分门别类、系统完整。
其次，要积累范文，建立模板库。主要积累各类会议的主持词、欢迎辞、讲话稿、经验交流材料、工作总结、工作计划等各类材料的优秀篇章，形成各类文稿写作的经典模板。比如校长的开学典礼讲话，既要积累历年本校校长开学典礼的讲话文稿，还要收集借鉴兄弟院校的同类经典材料。
再次，要积累“金句”，建立语言库。领导的讲话风格各异，日常要注意积累不同领导在工作布置、各类会议活动等不同场合讲话的常用语、高频词和“金句”，以及对某项工作的具体观点、看法和精彩表述等。这样急用时信手拈来，能充分体现领导的语言特色和个人风格。
此外，还要多学习政治、经济、科技、文化、教育、党建、思政、人才等各领域知识，多读古今中外文学名著、诗词歌赋，积累有关历史典故、格言、成语、俗语、俚语、谚语等，争取上知天文，下知地理，做“通才”和“杂家”。
三、要思路清晰，不要杂乱无章
紧急文稿写作时间短、任务急，必须抓紧进行。在及时领会了文稿属性、有关要求和领导意图后，要迅速厘清写作思路，想清楚文稿的主题是什么，围绕主题先写什么、再写什么、最后写什么，再动笔搭建框架结构、凝练各级标题、选定所需写作素材，做到有条不紊、忙而不乱。
比较便捷的做法是直接从日常积累的范文中借鉴相同类型的文稿框架，从积累的素材中找出可沿用的材料、数据和事例。一些惯常的提法和表述，可以直接引用，或者结合学校实际，稍加改动即可。
比如向上级领导汇报学校“双一流”建设工作。汇报稿的结构布局通常为：工作进展情况和取得成绩，主要举措和做法，存在问题和不足，下一步工作思路和打算，有关请求和意见建议等。写作时可以借鉴以往汇报稿的范文模板，省时省力。
又如紧急撰写大学生就业创业工作会议的领导讲话稿，可以找出当年学工部门的工作总结，把有关就业创业的内容作为写作素材；可以找出以往就业创业工作会议的讲话稿，参考其写作思路、体例结构；还可以把学校主要领导、分管领导日常对就业创业工作的观点看法整段整句搬过来使用。
总之，紧急文稿写作时需要脑洞大开、思维高速运转，充分思考日常积累的素材、范文、“金句”哪些可以直接使用，哪些可以借鉴，哪些可以备用，以便快速成稿，高效完成写作任务，提高工作效率。
四、要学会借力，不要单打独斗
紧急文稿写作任务急，特别容易出现差错，最好能够多人核校。如遇到篇幅要求长的，或者日常积累素材不够要临时增补的，或者需要核对有关案例数据的，需要学会借助相关部门和同事的力量，同心协力完成写作任务。
动笔前，想好是一个人写还是多人合作。一般篇幅短、素材足的紧急文稿，由经验丰富的专职文秘人员来完成，质量和效率都比较有保障。而综合性强、涉及面广、篇幅较长的文稿，往往需要多部门协同完成。牵头的文秘人员可以先拟好写作提纲，落实好每个部分的写作内容和要求，由相关部门的写作人员共同起草，最后由牵头的文秘人员统稿和修改完善。文稿起草中，需要补充有关内容或者统计核对有关数据的，也必须马上协调沟通有关部门提供相关材料。
初稿完成后，文秘人员除了自己要对文稿认真细致地推敲琢磨、修改完善外，还要尽可能地向了解情况的有关部门负责人征求意见，请他们对内容把关。特别是对文稿中出现的领导指示、人名地名、职务职称、重要数据、专业术语、标点符号等要注意核对，或者请相关部门一起核校，防止出现条理不清、内容重复、数据不准、错字漏字等低级错误。
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