秘书不但要能写材料，而且要能改材料。修改材料的难度不亚于撰写材料，修改者不但要能看出材料的毛病，准确修改完善，使之符合工作规范，还要让原稿起草者心服口服，这是很需要眼力和水平的。关于修改材料，历来是仁者见仁、智者见智，各有真知灼见。下面，我结合实践谈谈材料修改问题。
一、判断材料主题是否符合要求
所有材料都应围绕主题起草，从来没有主题不明的材料。鲜明的主题是材料的生命和价值所在，也是真正体现材料作用的核心所在。我们起草材料之前都要首先确定主题，然后才能动手写作，否则材料就有可能因主题不明而乱七八糟、不知所云；该体现的没有体现，该强调的没强调，让听者感觉不到位、不过瘾。材料不论长短，都要紧紧围绕主题把事情说清楚，让别人看明白。
每个材料突出什么观点，讲什么内容，选择哪些素材，说到什么程度，面向哪些对象，分析哪些问题，把握什么口径，表达哪些想法，体现什么意图，实现什么目的，等等，这些都要根据工作需要，围绕主题、突出重点地组织材料、搭建框架，然后起草文稿。所以，修改材料首先就要看材料是否符合主题，如果符合主题就可着手修改，否则就要打回重新起草，不做无用之功。
二、利用“皮尺尺量法”衡量材料篇幅
所有材料都有一定篇幅限制，从来没有不受篇幅限制的材料。材料篇幅长短主要取决于所反映事项本身的复杂程度、面向对象、文种、应用场合、工作要求等诸多因素。修改材料第二法则就是控制材料篇幅。确定主题没有问题后，材料起草者可自行删减或者增加内容，从篇幅上满足材料要求，而后再动手审阅修改其他内容。此外，还要注意材料体态美，做到整体布局匀称均衡，避免头重脚轻、肌体发育不全等现象。材料的各个层次、层次的各个段落、段落的各个句子、句子的各个用词，都要讲究份量协调、表述连贯、文辞整洁以及语意明确、内容全面等。
增减材料篇幅通常由起草者动手较好。主要是因为起草者作为具体操办人，知道材料详略取舍的重点，本人动手操作更易掌握尺度。这种办法在实践中用得较多，也很有效。因修改基于篇幅长短，故称之为“皮尺尺量法”，篇幅长短根据实际需要而定。
三、删繁就简突出材料重点
每个材料都有重点所在，整篇材料有全文重点，每段文字有每段文字重点，同样工作面向不同对象或者不同场合，其重点都各有不同，既需要起草者很好把握，又需要修改者控好详略。我们修改材料时要认真思考材料的重点是什么？看看材料是否充分体现了重点？例如，同样是抗灾救灾主题的材料，在不同场合就有不同重点：如果用于对下部署工作，材料重点就要放在目前形势、职责任务、工作安排、后勤保障、工作纪律等方面；如果是对外宣传，重点就要放在总体形势、救灾举措、救灾成绩、社会救助、提醒警示以及需要公众协助事项等方面，营造全社会合力抗灾救灾的浓厚舆论氛围；如果是对上汇报，材料重点就要放在组织发动、工作措施、工作成效、目前状况、存在问题、原因分析、下一步推进举措以及需要关心支持事项等方面，让上级了解相关情况；如果是请求上级支援，材料重点就要放在支持事项内容、请示缘由等方面。由此可见，修改材料必须明确重点所在，才能围绕主题作出针对性修改，着重保留跟主题相关的重点内容，敢于大刀阔斧砍掉偏离重点或者没有关系的内容，保证重点突出。
我曾经处理过一个重点严重不清的应急预案。这个预案有78页之多，4万多字，总体框架基本符合应急预案写作要求，但是有很多连篇累牍的背景性资料，从应急对象基本情况、卫生医疗机构情况到消防设施情况，从发展历史到现实情况，完全是在图书馆及网上检索资料的堆砌物，体系臃肿、内容庞杂，重点不明、书生气十足，并且经常出现与实际情况不相符合的错误。一般情况下，应急预案中的行动细节、专业术语以及图表等内容应由各个专业组掌握或在指挥部里张贴，因为这些东西基本上属于专业组层面或者处室层面的，甚至是一线抢险队员或资料员的事情。这些东西放在市政府文件里显然不妥，造成政府文件冗长，而且影响效率，淹没了重点内容。
如果真发生紧急情况，恐怕等把这个预案翻完，突发事故也就结束了。应急预案作为发生紧急情况时组织应急处置的工作方案，也是平时组织应急演练的行动方案。其重点应该紧紧围绕组织指挥体系及职责、预警和预防机制、应急响应和处置、保障措施教育、演习和监督管理等方面，而不必将基础性背景资料充斥到材料之中。经过我大刀阔斧的修改，4万多字送审稿只保留3900多字，成为正式印发稿。
真正出现突发问题的时候，市政府只需要启动应急预案，通过指挥部把命令直接下达到各个专业组负责人，由各个专业组负责人执行具体应急行动。这里包含的两个层次，不能放到一起。把各个专业组任务放到政府层面，也就混淆了政府应急预案与专业组之间的关系，分工不清，责任不明，必然影响事件的处置结果。
四、去除起草单位夹带的“私货”
按照文件制定规则，文件起草一般由牵头的职能部门根据领导要求，结合实际情况，再征求同级部门的意见和建议，最后拟写出文件文本，报送领导机关审议。
在文件起草过程中，相关部门为了强化本单位地位或者维护本单位利益，往往会将某些属于本单位职责范畴内的事项或者资金安排等内容塞进文件之中，希望通过上级机关文件进一步强化本单位的权威性，或者为今后本单位开展工作提供政策性依据。例如，有些单位在起草文件中有意提出将某项工作的专项资金纳入财政预算，希望借助文件权威为今后申请经费提供方便。再如：某地出台失信惩戒文件，住房管理部门提出将不按时缴纳物业费行为纳入自然人失信管理范围，显然有失公允。对于这类部门色彩强烈的夹带内容，我们要有较高政策素养，要熟悉法律法规及部门职责，还要有明察秋毫的眼光，善于从繁杂文字中找出部门夹带的“私货”并果断剔除。
五、剔除没有可操作性的内容
来源于实践、回归于实践、应用于实践是所有材料的立足点和落脚点。各种材料都是为了反映工作、传达意见、沟通信息、落实工作，都要着眼于实践客观性，特别是实践可操作性，这样才有实用价值和生命力，脱离实践就犹如空中浮萍，看起来很光鲜，但是落不到地上，得不到贯彻，也就徒劳无功。我们对于那些脱离实际或者实践中得不到落实的内容要大刀阔斧地去除。这类问题比较容易发现，只要放到社会实践中，结合实际多问几个能不能落实就可以了。
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