公文小标题的作用主要表现在两个方面：一是便于作者将复杂的公文内容理出头绪，有利于优化思路和谋篇布局，可从多个方面或角度分步骤地表达主旨，纲举目张，使行文条理清楚；二是便于读者掌握公文内容，能更快更准确地抓住公文内容要点和理清公文的思路结构，读者看了小标题，就能大体知道标题下的段落都写了什么内容，全文写了哪几个方面内容，给人以层次清晰之感，阅文后能留下更深刻的印象。
既然小标题在公文中有这么重要的作用，那么怎么样才能拟制出准确简明、合适恰当的小标题呢？主要可以从以下四个方面着手，这也是拟制公文小标题的四点要求：
一、紧扣大标题，围绕主旨展开
拟制小标题还要注意与全文大标题相呼应，要紧扣大标题，围绕全文主旨展开，小标题应从不同侧面、不同角度来表现、烘托公文的主旨。
大标题是对全文内容的总概括，是“总纲”，而各个小标题是从不同角度、不同层面对大标题（主旨）的展开，是“分目”，它们共同服务于大标题，呈现一种“轮辐向心”、“众星捧月”的态势。大标题与小标题的关系，可以用一句成语概括，即“纲举目张”。例如广东省人民政府2008年5月20日发布的《关于限制生产销售使用塑料购物袋的实施意见》，全文主旨为“从2008年6月1日起，在全省范围内禁止生产、销售、使用超薄塑料购物袋”，主体部分分设四个小标题：“一、广泛宣传限产限售限用塑料购物袋的重要意义”、“二、强化塑料购物袋生产环节的管理”、“三、加强对公共场所销售使用塑料购物袋的管理”、“四、切实抓好废塑料回收利用工作”。这四个小标题分别从宣传工作、生产环节、销售使用环节和回收利用四个方面对“限制生产销售使用塑料购物袋”的工作进行了安排、部署，可谓构思严谨、考虑全面。这四个小标题其实就是紧扣大标题围绕主旨展开，从四个方面来落实主旨的。从这个例文分析可以得知，小标题的设置要从主旨的需要出发，涉及的方面、角度要尽可能完备，不能有重要内容的缺漏。
二、概括层次、段落内容准确、恰当
在这一点上，拟制小标题与拟制大标题的要求是一致的，都要“题文相符”。小标题应当能准确、恰当地概括出所辖层次、段落的主要内容，既不能太大，超出所辖层次、段落的内容范围，也不能太小而导致概括不全，要恰到好处，要让读者一看，就能确知这部分的主要内容。例如某部队公文《关于开展军服管理专项整治行动的通知》，其主体部分分设五个小标题“一、主要目的”、“二、组织领导”、“三、整治内容”、“四、行动安排”、“五、几点要求”；其中第五个小标题“几点要求”之下除了要求各单位领导要高度重视此次整治行动，加强宣传教育，认真开展自查清点统计工作外，还写了这么一条“各单位总结材料于6月22日前报××部（上级机关）”，这一条明显不属于“要求”范围，而应该是“行动安排”的有关内容，这样就导致了题小文大概括不全的问题。对于“题小文大概括不全”，根据不同情况可以有两种修改方法：一种方法是把不属于小标题范围的内容材料移至他处或删除，使题文相符。如这篇通知就可以这样修改。但如果不是内容材料的摆放问题，而是小标题概括有问题，那就要考虑修改或重新拟制小标题。如果倒过来，是题大文小的毛病，可以通过充实材料或缩小标题范围的方法进行修改，使题文趋于一致。
三、独立、合理，符合一定的逻辑关系
拟制小标题要讲究逻辑性，要表现文章各部分之间内在的逻辑关系，使这些部分能互为依存，协调配合，共同服务于全文主旨。
第一，各个小标题之间要有相对的独立性，不能彼此包容或者相互交叉。例如某高校发布的一篇会议通知，小标题是这样设置的：“一、会议日程”、“二、参加人员”、“三、会议报到的时间地点”、“四、其它事项”。其实，“会议日程”里已经包含了会议报到的时间地点，而第三个小标题又重写一遍，这样就导致了这两个小标题的内容出现了交叉重合，表现出明显的纰漏。
第二，各小标题之间要有合理的逻辑顺序，或并列，或递进，或时间顺序，或空间布局，按照性质、轻重、主次等编排，要条理清晰，不可杂乱无章。例如，上述例文《关于限制生产销售使用塑料购物袋的实施意见》中的四个小标题就具有合理的逻辑顺序。首先，由于前些年塑料购物袋无节制地广泛使用，才使得我国“白色污染”愈演愈烈，要想扭转这种局面，就需要让全体百姓都认识到“限产限售限用塑料购物袋的重要意义”，从自我做起，积极参与、配合，才能将这项工作做好 ，因此宣传教育工作就显得尤为重要。其次，管理工作也要跟上，要抓两头，一是生产环节，二是销售使用环节，从经济活动的程序上看，当然生产要排在销售使用的前面。最后，即使再严格的管理也还会有“漏网之鱼”，而且这次限产限售的并不是所有的塑料购物袋，针对的只是超薄塑料购物袋，所以废塑料的回收利用工作也很重要，它可以变废为宝，有利于遏制、消除“白色污染”的危害性，起到一种最后把关的作用。
四、醒目、简洁、协调，有一定的艺术性
公文小标题的语言形式主要有两种，一种是词或词组的形式，一种是句子的形式。词或词组的形式，一般采用小标题所辖语段的内容要素的名称来构成小标题。例如有一篇《教育部办公厅关于召开第四届高等学校教学名师奖表彰大会的通知》，小标题设置为：“一、会议时间地点”、“二、出席人员”、“三、会议报到时间地点”、“四、其他注意事项”。句子的形式，则一般采用完整的一句话来构成小标题。例如《国务院办公厅关于做好清明节期间文明祭扫安全保障工作的通知》，主体部分设置了三个小标题：“一、提高认识、加强领导，建立健全应急处置机制”、“二、明确责任、密切配合，确保清明祭扫安全”、“三、广泛宣传、加强引导，树立文明祭扫新风尚”。
用词或词组的形式构成的小标题，其特点是朴实、简洁、醒目。而用句子形式构成的小标题，其特点是可以表达更为复杂的完整语意，可以采用多种修辞手法，使标题具有一定的艺术性。
使小标题具有艺术性的方法主要有三种：
一是运用形象化的修辞手段。例如有一篇某机关《“反四风”座谈会纪要》，其中有一个小标题就引用了上级文件中的一个比喻句“照镜子、正衣冠、洗洗澡、治治病”，语言幽默风趣、生动形象、耐人寻味。
二是运用对仗式语句。对仗可使语句在形式上和意义上显得整齐、匀称，给人以美感。但公文小标题的这种对仗一般只是讲求字数的大体对称整齐，而非严格意义上的对仗。例如有一篇政府工作报告设置了这样五个小标题：“头脑清醒，在把握全局形势上着力”、“围绕中心，在推动科学发展上发力”、“牢记责任，在促进和谐稳定上助力”、“关注民生，在维护群众利益上出力”、“改进方法，在协调各方关系上尽力”。这五个小标题对仗工整、匀称美观，极具感染力。
三是运用排比式语句。排比不仅可以使语句整齐、匀称，还可以增强语言的气势。例如某机关单位写工作报告，在汇报经验做法时设置了五个小标题就恰当地运用了排比句：“（一）抓力度，领导重视到位”、“（二）抓指标，目标考核到位”、“（三）抓合力，综合协调到位”、“（四）抓制度，责任追查到位”、“（五）抓素质，队伍建设到位”。这“五抓”既把机关单位一年来工作的主要措施比较完整、全面地介绍清楚，同时又增强了语言气势，读起来朗朗上口，具有很好的表达效果。
