定调子，就是要确定一个乐曲的调子，只有确定好调子，才能演奏出动听的音乐。 我们在做任何事情之前，都要先定好调子，想好要达到什么样的目标。比如我们开会，就要想明白开这个会要达到什么目的，是统一思想，形成共识；还是布置工作，确定方向。我们举办某项活动，开展某项工作之前，也要明确基本方向。说到底就是要定下一个基调，在事前确定做事的途径或做法。
写作也是一样，要搞清楚发文的意图，文章写作的目的是什么，方向是什么，基调是什么，给文章确定一个大体方向，然后再围绕这个方向去组织素材，这样的写作才能做到有的放矢。
一、搞清基本要素
在进行公文写作时，要先了解和把握公文的具体事项和规范要求，弄清楚公文的基本要素，使公文写作有一个基本定位。
一要弄清公文主体，明确发文机关，搞清楚何人何机关发文。要准确充分地体现发文机关和受文机关的关系，是上下级关系，还是平级关系，或者是两个毫不相关的单位。
二要弄清受文对象，明确读者受众，搞清楚发送范围和阅读对象以及听众。对牛弹琴这个成语，就是说在弹琴时没有搞清楚受众是谁，从而导致牛听不懂琴声。弹琴要看听众，公文写作也要看对象。当你写东西或者讲话时，一定要知道为什么要写，主要写给谁看。
例如我们写一份报告，如果要呈送给上级机关看，就要多反映一些近期的工作情况，取得的工作实绩，从中获得了哪些规律和经验，需要上级部门协调解决哪些问题；如果是发给下级单位看，在回顾过去工作情况与工作实效的同时，要多写一些获得的规律、经验和教训，以及对过去某段时间工作的指导意义和重要作用。
三要弄清文体类型，明确文稿的形式和风格。使用什么文体，一般根据领导交办的任务来确定。公文的用途不同，目的不同，写作要求和技法也不相同，要根据这些不同来确定文稿的写法和风格。
写领导讲话稿，要尽可能使用口语，使文字活泼生动，极富感染力，易于理解和接受。写决定、决议、通知类文稿，用词要客观严谨，尽量使用书面语。写工作总结要细，有深度和广度；写经验材料要精，有高度和力度。只有文体清晰、形式明确、表达准确，才能在写作时不跑偏、不走样。
四要弄清写作时限，明确成稿时间。许多公文都有明确的时间要求，有的要求几天内完成，有的甚至一两天内必须撰写出来。所以在接受任务时，一定要搞清楚写作时限，从而确定自己的成文日期，给领导修改预留出时间，这样才能保证公文的质量。
二、摸清原因目的
重要的文字材料，其内容及要求都具有特殊规定，必须搞清楚基本依据和遵循要旨。
一要明确写作动因、写作目的和需要解决的问题。写作都有意图和动机，或传授知识，或表情达意，或讲明道理，或宣传推广，没有目的就没有材料，背离目的文字再精彩也会一文不值。 在接受写作任务时，一定要搞清楚写作的动因、目的和需要解决的问题，准确领会领导的意图和具体的写作要求，包括时间要求、字数要求等。如果领导要求得不是很具体和透彻，就需要写作者根据自己平时的积累，以及领导近期关注的焦点问题，充分发挥主观能动性，分析清楚领导意图，再决定写什么内容。
二要明确写作方向，理清写作思路。这是完成写作的关键所在。有时领导提出的只是一个大体想法，我们就需要将交代任务与组织讨论相结合，准确把握领导意图和精神实质，并进行必要的提炼、概括、完善、拓展和创新，做到融会贯通。要认真学习和领会领导形成意图时曾经阅读过的文件和材料，实现与领导思维同步，学会站在上级、领导和全局的角度去观察问题、分析问题、思考问题，达到思想和要求的同步、统一。这样才能在写作时抓住本质，明确要旨。
三要查找行文依据。有了公文主旨，就要查找行文依据。领导指令只是行文的缘起和动因，并非行文依据。行文依据是指行文所依靠的理论或事实，主要涉及法律依据、政策依据、现实情况和条件依据等。行文必须有依据，重要的公文更要有依据，依据必须明确，否则不能轻易动笔。
三、做到有的放矢
有个成语叫胸有成竹，说的是一个画家在画竹子之前，心中已经有了竹子的样貌，这样下笔画时就会一气呵成，如有神助。写文章也是一样，必须做到未动笔先有“意”，要综合各方面的“意思”，形成文章想要表达的主旨。 比如，我们想写一个增加经费的请示，就要围绕经费不足影响正常工作，需要增加经费这一诉求展开写作。写作过程中，要从不同的角度写清理由，充分体现增加经费这一意图。全文围绕这一基调展开，确保文章的主题集中、结构严谨，叙述有序。 定好基调是写作者提高文字表达能力的看家本领，也是观察问题、分析问题、研究问题、表达问题、解决问题等各种能力的综合体现，更是决定行文走向，影响写作成败的关键所在。
当我们接受写作任务，准备开始撰写一份文字材料时，一定要有一个大概的目的和方向。弄清楚需要使用什么文种，运用哪些材料，解决哪些问题，达到什么样的目标。这样才能做到有的放矢，瞄准目标，一步一步地写下去。否则就会迷失方向，不知所云，不得要领。
